【大学课件】国家秘书资格考试三级试题
保管使用增感屏的方法中，错误的是
A.防高温、防潮湿 B。防阳光曝晒
B.防止水或药液溅入
C.发现灰尘可用口吹清除
D.暗盒应直立放置，避免重压变形
发现灰尘不可用口吹清除。
增感屏的保管、使用中，错误的是
A防高温、防潮湿
B防阳光曝晒
C防止水或药液溅入
D发现灰尘即用口吹清除
E暗盒应直立放置，避免重压变形
D
略
传真机使用中的注意事项有哪些？
正确答案: （1）原稿的尺寸和质量应符合该机说明书提出的要求。
（2）清除原稿异物和阻挡物，以防止卡稿。
（3）正确放置原稿：原稿应字迹朝下插入输稿器入口处，防止折页或歪斜。置放后调好宽度调整板。若数页原稿连续发送时，应确保叠放原稿不 得有粘连现象，页数得不超过输稿器的允许值，发送时，从底部向上逐页输入机内。
（4）传真图像质量的预检与调节，发送前可预先调节浓调和进行复印，根据复印图像的质量进行再次调节，以确保传真件的图像质量。
（5）清晰度和对比度功能设定的复位：当选用“精细”或“中间色调”的清晰度模式发送或复印后，传真机会自动返回“标准”状态下。同样， 当选用“浓色”或“淡色”的对比度模式发送或复印后，传真机会自动返回“一般”对比度状态。
办公室人员在维护传真机时，不宜：（）
- A、传真文件长期保存，并作为存档使用
- B、利用传真机作少量文件复印
- C、传真机放置在清洁而阴凉的地方
- D、传真文件时加强保密工作
正确答案:A
传真国家秘密文件、资料，必须使用机要部门批准使用的加密传真机，其中（）的信息不能通过加密传真机传输，应送当地机要部门译发。
- A、绝密级、机密级和秘密级
- B、绝密级和机密级
- C、绝密级
正确答案:C
第三部分 秘书资格考试技巧心得：传真机日常使用常识秘书资格考试技巧心得：传真机日常使用常识1、使用环境传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。2、放置位置传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。3、不要频繁开关机因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化,而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。4、尽量使用标准的传真纸请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辑造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。5、不要在打印过程中打开合纸舱盖打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，面则会造成感热记录头的破裂和损坏。6,定期清洁要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。因为经过段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分（如：CCD或 CIS以及感热记录头）就比较麻烦，因为这个部分在传真机的内部，所以需要工具的帮忙。一 般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。复习资料第一章商务沟通1 .在见面礼仪中要注意到：在 F I 本，鞠躬是常见的传统礼节。；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2 .录像中可能出现用餐礼仪：注意3 .馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、佥以剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼圣诞节期间当你抵达和离开美国的时候。（3）与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）与阿拉伯人交往，不送酒。P 3 3 04 .商务交往中，日本人不太尊重女性。5 .谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。（4）男士不问钱包，女士不问年龄。6 .西餐餐具中注意刀和叉的使用。P 3 3 4 中7 .进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P 3 3 58 .普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P 3 3 59 .吃甜点时，要用刀切开后，用叉 取 食 P 3 3 61 0 .第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第3 3 9 页上中要点的第一点。（3）书上第3 3 9 页上中要点的第二点。（4）进行岗前培训的基本原则和要求：。不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。内外有别：指要有保密观念,既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P 3 3 92（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340 h12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安 静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海 参 等（看一下书P341下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介 绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工一知识拥有者、网络沟通的环境P34419.网络沟通的环境有三个网：企业内部的Intranet,企业的供应商间的Extranet,企业外部的Internet P344下20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企、II（信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。P34521.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。P34522.1ntranet的应用有两种形式：发布内部文件、内部通信P345中23.Extranet是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息P345下24.选择题：Extranet的作用是：三 点（书上第346匕）25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第346页326 .网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效；信息传递前，深思又熟虑；注重影响面，圈内与圈外。P 3 4 727 .网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态；纵向沟通弱化，横向沟通扩张。P 3 4 8 和 P 3 4 928 .人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板P 3 4 9 上第四行第二章办公环境的管理1.办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人；封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性（把 书 第 3 5 3页上表格看一下）2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P 3 5 23 .预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P 3 5 4）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现4 .发生事故时，秘书要填写 事故情况记录表；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张 工伤情况报告表，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5 .第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第3 5 6 页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第3 5 7 页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。6 .选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。P 3 5 8 上7 .选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P 3 5 88 .选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位 置（4）安全和可靠性要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P 3 5 99 .第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再4订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第3 6 0 页中间），最小库存量是（定义，在书上第 3 6 0 页），再订货量是：（定义，在书上第3 6 0 页）第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。（P 26 1）进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P 26 0）第三：最 后（书上第3 6 0 页下）检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。1 0 .小题：租用或租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的。P 3 6 11 1 .办公用品的采购，由购买货物的人填写 购买申请表，经部门领导批准后交给采购人员。并复制一份给会计部门。采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，要做到三单一致，经财务主管签字，支付款额或支票。P 3 6 21 2.做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序。（P 3 6 3 中）并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人1 3 .行动计划的内容：书上第3 6 4 页第一、二、三、四点1 4 .现代企业管理要求工作的时效性。制定承办周期的内容和期限要考虑：（1）时间期限（2）确定多长的时间期限做标准适宜，包括能体现组织的形象。P 3 65中1 5.承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。P 3 65下第三章常用事务文书的拟写1 .选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。P 3 67中2 .市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。P 3 673.市场调查报告的主体由三部分：书上第3 68页下4 .市场调查报告最重要的是实事求是。P 3 69 中5.计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书p 3 696.计划的特点：其一是针对性；、其二是预见性。P 3 697.从书上第3 71 页下计划的结构与写法开始看到第3 72 页的注意事项。5看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写-个计划。（注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第3 70 页，例文分析28.总结的类型；按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。（选择题）P 3 729 .总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等1 0 .选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P 3 741 1 .在总结中的注意事项：第一、二、三、四 点 P 3 741 2 .述职报告的特点是：一是个人性：二是真实性：三是通俗性。P 3 751 3 .重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。P 3 76下1 4 .第五题：可能是公文写作题：招标书因此一定要好好看一下招标书的结构和写法看一下第3 77页的招标书例文1 5.第六题：可能是请柬写作题参见第1 9 1 页请
传真国家秘密文件、资料，必须使用机要部门批准使用的加密传真机，其中（）的信息不能通过加密传真机传输，应送当地机要部门译发。
- A、绝密级、机密级和秘密级
- B、绝密级和机密级
- C、绝密级
正确答案:C
传真机的分类（）
- A、真迹传真机
- B、相片传真机
- C、报纸传真机
- D、气象传真机
正确答案:A,B,C,D
自动磨边机使用的环境要求是：（）。
- A、避免阳光直射
- B、尽量在潮湿条件下使用
- C、要保持周围高温环境
- D、避免多台仪器同时使用
正确答案:A
传真机按用途分为（）、（）、（）、气象传真机、用户传真机和信函传真机。
正确答案:文件传真机；相片传真机；报纸传真机
使用传真机应做好哪些日常的维护与保养？
正确答案: （1）传真机的日常维护如下：
①保持机器表面的清洁
②做好记录头的清洁工作
③不要长时间不开机
④注意供电电源的稳定性
（2）传真机的保养
①橡皮分离片的保养：用软布蘸酒精将它擦干净，如果太脏，可用50号砂纸打磨其分离部件一面。
②自动文件输送（ADF）辊的保养：如果自动文件输送辊的海绵状表面塞进了纸屑、灰尘等，用刷子将它刷净。胶轮太脏可用酒精擦拭。
③发送导板的保养：如果在发送板上扫描面积内的白色表面上有脏物，用软布蘸酒精将它擦拭干净。
④发送文件轨道机械的保养：应经常清洁发送文件轨道机械，注意清除纸屑、灰尘等一切杂质，尤其是在文件输送辊上不要有任何脏物。
⑤荧光灯的更换：如果荧光灯的两端发黑或因使用太久亮度变暗或工作1万多页时，需要更换一只新灯管。
⑥检验印戳：讫印不显时，应及时加入墨水或印油。如已磨损，则应更换新的。
⑦记录纸轨道机械的保养：用眼睛检查有无损坏和磨损等任何异常现像，并清除纸屑和纸片，对切纸机构及周围应格外仔细地检查。
⑧机械部分松动的处理：对机械部分的松动应结合日常维护及时拧紧。对正常磨损的零部件，应及时进行更换。