背景说明:你是东方公司行政秘书高燕,下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。 根据电子邮件内容完成经理交办的任务背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。一、根据电子邮件内容完成经理交办的任务电子邮件寄件人：张磊收件人：高燕日 期：2007年5月28日主 题：关于编制时间表内 容：下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。(1)编制时间表的方法。(2)如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，请编制周计划表。周一，上午
题目
背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。
一、根据电子邮件内容完成经理交办的任务
电子邮件
寄件人：张磊
收件人：高燕
日 期：2007年5月28日
主 题：关于编制时间表
内 容：
下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问
题的内容，以交给新员工参考。
(1)编制时间表的方法。
(2)如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，请编制周计划表。
周一，上午9：00，部门经理例会约3小时;
周二，下午2：00，拜访红星公司张总，约2小时;
周三，下午3：o0，参加销售部会议2小时;
周五，上午10：00，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人，约1小时，
12：00在小餐厅请赵经理一行，下午4：00，乘火车去天津出差。
谢谢。
二、根据便条内容完成经理交办的任务
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更多“背景说明:你是东方公司行政秘书高燕,下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。 根据电子邮件内容完成经理交办的任务 背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。一、根据电子邮件内容完成经理交办的任务电子邮件寄件人：张磊收件人：高燕日 期：2007年5月28日主 题：关于编制时间表内 容：下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个”相关问题
-
第1题：
背景说明：你是天地公司行政秘书初萌，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条 初萌：
为了确保收到的文书准确无误，在收进文书时应做好签收工作。请你向我介绍签收的程序、签收工作的具体内容和要求。
谢谢。 行政经理 苏明
2006年8月5日
正确答案：1、签收程序是清点、检查、签字。
2、签收工作的具体内容和要求：清点数量，查看收件人，检查封口，检查信封号，确认无误后在送文簿上签字，发现误送情况应拒收。 -
第2题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。 便条 高叶： 公司目前需要编制下一年度采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。 行政经理 苏明 ××××年×月X日
正确答案：
编制采购预算的一般程序是：(1)确定预算的核算基数。(2)进行市场调研。(3)确定采购产品的种类及型号价格。(4)编写预算方案。(5)征求意见，完善方案。 -
第3题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便 条 钟苗： 公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的： (1)此项工作的意义。 (2)此项工作的特点。 (3)上司临时交办事项的范围。 请在今天下班前写出书面材料交给我。 谢谢! 行政经理 张明 ××××年×月×日
正确答案：
(1)此项工作的意义：①可减轻公司工作负担，提高上司工作效率。②可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。(2)此项工作的特点：①广泛性；②临时性；③具体性；④紧迫性。(3)上司临时交办事项的范围：①文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。②会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。③信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。④信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。⑤调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。⑥督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。⑦联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。⑧协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个向题等。⑨接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。 -
第4题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便条
钟苗：
安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。
行政经理苏明
2013年3月2日
正确答案：
会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：第一，保持会议文件之间的历史联系便于查找利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2．布置办公室的程序如下：(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工问的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。(4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。(5)对设备的安放提出合理建议。3．刻录机的主要性能指标：(1)数据传输速度；(2)缓存容量；兼容性。刻录机使用注意事项：(1)安装时要注意散热；(2)保持清洁；(3)避免记得录机长时间工作；(4)刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。(5)及时取出盘片。 -
第5题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
公司准备设立一个销售分公司，你协助他们制定一个办公设备和家具的预算采购方案，你先设计一下编制预算的基本程序教我过目。
谢谢!
行政经理
xx年x月x日
正确答案：
编制采购预算的基本程序：
(1)确定预算的核算基数。确定预算的核算基数实际上是要确定采购费用的总额;
(2)进行市场调研。可以通过上网等各种方式了解所要采购产品的型号、价格、功能等详细信息，根据实际需要进行确定;
(3)确定采购产品的种类及型号价格;
(4)编写预算方案;
(5)征求意见，完善方案
-
第6题：
背景说明：你是宏远公司秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。
便条
钟苗：
最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。
请于明天下班前将建议交给我。
谢谢!
行政经理张明
2012年3月25日
正确答案：
关于会议地点和布局的选择：因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：(1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。(2)建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。。(4)会议组织者向各方提出要求：①防止本位主义、树立内部客户观念；②耐心倾听对方意见；③换位思考；④及时进行信息沟通。(5)再由双方进行互谅互让地磋商。(6)形成会议备忘录，提醒遵照执行。 -
第7题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗：
会议信息的反馈工作是会议工作的重要组成部分，但是我们过去没有予以充分的重视。最近公司主要领导指示我们行政部要加强对会议信息反馈工作管理，请你就会议信息的反馈要求和程序给我发一个邮件，以便我在此基础上拟制公司“会议信息管理办法”。
谢谢！
行政经理 ××
××年×月×日
正确答案：
1.邮件格式正确2.反馈会议信息的要求①会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。②会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。③充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。3.会议信息的反馈程序①会议信息收集的布置：在会议的筹备之初，就要对会议的有关工作人员进行会议反馈信息的布置，并建立起有效的沟通渠道。②会议信息的搜集渠道的选择和建设。③建立定期的会议信息反馈制度。④做好会议信息的反馈汇报工作。⑤抓好会议反馈信息的落实工作。 -
第8题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗：
公司人力资源部发了一份对员工进行计算机技术培训的通知，其中有错字、多字。请你以提纲形式说明要保证文书质量，应对文书的哪些方面进行校对，校对要遵守的要求是什么。成文后请发到我的邮箱中，以便备查。
谢谢！
行政经理 ××
××年×月×日
正确答案：
××经理：应您的要求我拟写了说明提纲，请您审阅后提出意见：一、错字、漏字、多字，字体，字号，版式，页码二、认真仔细，反复核对，使用正确符号，逐字逐句校对，注意核查数字钟苗××××年×月×日 -
第9题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
根据公司的工作安排，下月初公司中层以上的领导要集中到××会议中
心-召开2012年工作会议，为了开好此次会议，公司领导决定由你明天去××
会议中心洽谈此次会议的具体承办联络事宜。请你就本次会议做一个会议
筹备方案发给我。
谢谢!
行政经理××
××年×月×日
正确答案：××公司2012年工作会议筹备方案
一、会议主题
为了增强本公司的综合实力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点
拟定于下月初上午9：O0至T-午-4：00，在××会议中心厅召开。上午8：30报到。
三、参加会议的人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监等公司中层以上的领导30人。
四、会议议程
会议由主管副总经理主持。
上午：(1)总经理做关于2012年问题的
工作报告。
(2)市场部总监专题发言。
(3)生产部总监专题发言。
下午：(1)分组讨论。
(2)副总经理做总结报告。
五、会议议题
(1)企业文化与提高企业综合竞争力。
(2)技术创新。
六、会场设备和用品的准备
准备会场所需的投影仪、白板和音像设备、由工司前台秘书负责。
七、会议材料准备
(1)在总经理的工作汇报。
(2)市场部、生产部总监的专题发言稿。
(3)副总经理的总结报告。由总经理办公室牵头准备。
八、会议服务工作由行政部综合协调。
附：(1)会议通知。(2)会议日程表。
-
第10题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
下周我将会接待三位来自欧洲的客人，请你为客人准备礼品并把准备礼
品的想法发个邮件给我。
谢谢!
行政经理××
××年×月×日
正确答案：(1)涉外赠礼首先应明确关系亲疏与性别、明确送礼的原因、受礼者的特点；
(2)礼品应具有本地或本国特色；
(3)注意不同国家的礼俗禁忌；
(4)按照财务规定经济实用；
(5)电子邮件格式正确；
(6)有适当的沟通用语。例：收件人：×××X×126．com发件人：gaoye126．com主题：礼品准备想法礼品：中国的绘画，香槟，中国书法，手工艺品如剪纸等。想法：给欧洲国家客人准备礼品应特别注重其习俗禁忌，不宜送有孔雀、大象、仙鹤和猫为主图案的礼物，也不宜送单数，且礼物要避开l、13这两个数字；法国不宜送其菊花、杜鹃花、牡丹花、黄色的花，纸花且礼物颜色避开墨绿色；对于来自英国的客人，不要送其贵重的礼品，也不能送百合花礼品，包装要撕掉标签，包装要讲究，选择包装纸要注意上面的花纹、文字及颜色。可以送3位客人每人一瓶香槟，一副中国“吉祥如意”的装裱书法。
-
第11题：
背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。
电子邮件
寄件人：Zhang1ei@163．Com
收件人：Gaoyan@163．Com
日期：2012年5月28日
主题：关于编制时间表
内容：
下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时问表的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。
（1）编制时间表的方法。
（2）如果你的上司下周的工作已经确定如下安排，请编制周计划表。
周一，上午9：00，部门经理例会约3小时；
周二，下午2：00，拜访红星公司张总，约2小时；
周三，下午3：00，参加销售部会议2小时；
周五，上午10：00，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人，约1小时，12：00在小餐厅请赵经理一行，下午4：00，乘火车去天津出差。
谢谢!
正确答案：
(I)编制时间表的方法：①根据需求确定编制时间的周期。②事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。③如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动与负责人协商，予以合理的调整。④表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。⑤编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。(2)周计划表：星期一星期二星期三星期四星期五9：00部门经理例会10：00接待凯华公司赵经理11：0012：00宴请赵经理星期一星期二星期三星期四星期五13：0014：00拜访红星公司张总15：00参加销售部会16：00乘火车去天津出差 -
第12题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
备忘录发自：行政经理苏明
发给：秘书钟苗
日期：××××年××月×X日
内容：
公司明天要召开安全工作会议，请你列出公司在纸面信息的安全上应采取的措施，我阅后将提交会议进行讨论（列出8点即可）。
谢谢！
正确答案：
(1)接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。(2)文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。(3)在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。(4)所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里。(5)离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。(6)用邮电发送保密信息，信封要封口，并标记“秘密或保密”。(7)为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。(8)复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。 -
第13题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条 高叶： 请你写一份如何进行文书审核的材料，发到网上供大家参考。 行政经理×× ××××年×月×日
正确答案：
文书审核的工作程序：(1)明确审核范围。不是所有的文书都要经过审核处理程序，那些属于例行或事务性的文书就不必审核。(2)确定是否需要行文。可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或电话能完成的请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文。(3)审核文书内容。审核文书内容与有关规定是否一致；政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行。(4)检查文字表达。检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑、文字有无错漏，标点符号是否准确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体。(5)检查文件体式。检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定得是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定。(6)检查文书在处理程序上是否妥善完备。检查发文的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意。 -
第14题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便 条 钟苗： 为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。 谢谢! 行政经理 张明 2012年5月4日
正确答案：
备忘录发给：张明——行政经理发自：钟苗——行政秘书时间：××××年×月×日内容：完善会议决定事项的催办制度(1)会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下，或从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极态度，故意不办。(2)检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。设置会议决定事项传达催办登记表。(3)会议决定事项催办的方式：发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。(适当展开解释)(4)会议决定事项催办的程序：会议决定事项传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。 -
第15题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。
行政经理苏明
2013年8月5日
正确答案：
需收集的文件资料(1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 -
第16题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务
旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。
谢谢!
行政经理张明
2012年6月13日
正确答案：
(1)电子邮件格式正确。
(2)接待计划的工作程序：
①了解掌握背景资料。
②草拟接待计划。
③与本单位相关部门沟通情况。
④与来访者沟通情况。
⑤报请上司审批。
(3)制定接待计划的注意事项：
①遵守本单位接待的规章制度。
②了解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。
③做好保密工作。
(4)商务旅行计划的内容：
①出差时间、启程和返回日期，接站安排。
②出差的线路，终点及途经地点和住宿安排。
③会晤计划。
④交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。
⑤携带的文件、合同、样品及其他资料。
⑥上司和接待人的特别要求。
⑦上司旅行区域的天气状况。
⑧行程安排、会晤计划、会晤人员名单、背景，会晤主题。
⑨差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。
⑩上司住宅电话号码。
-
第17题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司场地有限，新聘人员将采用新的工作模式，他们将成为公司的项目签约人员。
请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种工作模式的优势。
谢谢!
行政经理
xx年x月x日
正确答案：
可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。
采用在家工作模式的优势有：
(1)工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。
(2)能把往返办公室花费的时间用在工作上。
(3)有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。
(4)减少高峰期交通拥堵，减少交通污染。
(5)工作人员也能减少交通费用。采用定期合同制工作模式的优势有：
①能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。
②能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。
③只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。
④有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。
⑤所聘用的人员工作有动力，效率高。
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第18题：
背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。
一、根据电子邮件内容完成经理交办的任务(20分)
电子邮件
寄件人：张磊
收件人：高燕
日 期：2007年5月28日
主 题：关于编制时间表
内 容：
下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。
(1)编制时间表的方法。
(2)如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，请编制周计划表。
周一，上午9：00，部门经理例会约3小时;
周二，下午2：00，拜访红星公司张总，约2小时;
周三，下午3：00，参加销售部会议2小时;
周五，上午10：00，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人，约1小时，
12：00在小餐厅请赵经理一行，下午4：00，乘火车去天津出差。
谢谢。
正确答案：
1.根据需求确定编制时间的周期。2.事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。3.如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调4.表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。5.编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。周计划表 -
第19题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便 条
钟苗：
公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的：
1.此项工作的意义；
2.此项工作的特点；
3.上司临时交办事项的范围。
请在今天下班前写出书面材料交给我。
谢谢！
行政经理 ××
××年×月×日
正确答案：
1．此项工作的意义（1）可减轻上司工作负担，提高上司工作效率；（2）可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。2．此项工作的特点（1）广泛性（2）临时性（3）具体性（4）紧迫性3．上司临时交办事项的范围（1）文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。（2）会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。（3）信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。（4）信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。（5）调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。（6）督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。（7）联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。（8）协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。（9）接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。（10）其他交办事项。 -
第20题：
背景说明：你是亚晖时代公司行政总监李琳，下面是总经理王涛需要你完成的工作。 按照以下便条要求完成工作。
正确答案：
②签署多边合同，仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可为每位签字人分别提供一张座椅。
4)签字厅内要悬挂“××××××签字仪式”的横幅。
5)签字桌上，应摆放好待签字的合同文本、签字笔友吸墨器等签字时所用到的文具。
6)与外商签署涉外商务合同时，要在签字桌上插放各方的国旗。插放国旗时，必须按礼宾次序而设置位置和顺序。
(2)安排坐次
1)签署双边合同
①客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人在签字桌左侧就座。
②双方各自的助签人分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时为签字人提供帮助。
③双方的其他随员依职位的高低，依次自左至右：(客方)或自右至左(主方)排列，
站立于主方签字人身后。
2)签署多边合同
①一般仅设一张椅子，各方签字人签字时，需依照有关各方事先同意的先后顺序， 依次签字。
②助签人在助签时，依照“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。
③各方随员，应按一定的序列，站立于签字桌后面。当一行站不完时，可按“前高后低”的惯例排咸两行、三行或四行。
(3)准备待签合同文本
1)定稿。通过讨论和磋商确定正式文件的文字内容，这是文本准备的前提。双方并列缔约，在用本国文字写成的文本中并提双方国名或领导人姓名时，本国的国名和姓名列在前面。
2)文字。按照有关规定，签署涉外合同的文本应同时使用有关各方法定的官方语言。
3)定稿校对。依照惯例，应是合同有关各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷和装订。
4)确定正本和副本。正本签字后由各方各自保存。必要时，可向各方提供一份副本。
5)盖章。为保证文本在签字后立即生效，一般在举行前，先在文本上盖上双方的公章，文本一经签字，便具有法定效力。
6)文本应以精美的白纸印刷而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。
(4)确定出席人员
出席签字仪式的人员分为签字人、领导人、见证人和助签人。
1)签字人。签字人是签字仪式上的主角。签字人可以是参加谈判的主谈人，也可以另派更高级别的领导人，以示重视。
①必须具有代表一级政府或组织的法定资格。
②各方签字人的身份应大致相等。
2)领导人。为了表示对签字仪式的重视和庆贺，各方可派领导人参加仪式。但要注意各方领导人的规格大体相等。
3)见证人。也称随从人员，主要是参加会谈的人员，各方的人数应大体相等。
4)助签人。助签人的职责主要是在签字过程中帮助签字人翻揭文本、指明签字之处。
双边签字时，双方助签人的人选应事先商定；多边签字时，可由主方派一名助签人，依次协助各方签字。 -
第21题：
背景}兑明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
公司要组织一次收文处理技能培训，你负责介绍文书拟办工作。请你先
准备一个书面材料，内容包括：文书拟办的范围、拟办意见的写法、文书拟办
的要求。
谢谢!
行政经理××
××年×月×日
正确答案：文书拟办的范围：需要拟办的文书主要有：需要传达、贯彻执行的文件；报送来的重要批示或报告；需本单位领导参考或知道的文件。拟办意见的写法：根据文件的内容要求，在“收文处理单”的拟办栏中简明扼要的写明文书处理方案和理由，并署上拟办人的姓名和拟办El期，拟办意见要明确具体。文书拟办的要求：熟悉有关政策和规定；熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况；熟悉办文程序和有关规定；拟办意见要符合政策规定和实际情况；拟办意见要力求准确、及时、简洁。
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第22题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司场地有限，新聘人员将
采用新的工作模式，他们将成为公司的项目签约人员。
请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种
工作模式的优势。
谢谢!
行政经理××
××年×月×日
正确答案：可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。采用在家工作模式的优势有：(1)工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。(2)能把往返办公室花费的时间用在工作上。(3)有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。(4)减少高峰期交通拥堵，减少交通污染。(5)工作人员也能减少交通费用。采用定期合同制工作模式的优势有：(1)能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。(2)能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。(3)只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。(4)有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。(5)所聘用的人员工作有动力，效率高。
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第23题：
背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
下周一召开公司人事制度改革会议，主要内容是推出人事制度改革方案，组织与会人员充分讨论方案的实施问题。此次会议很重要，我已安排新来的秘书王璐担任会议记录，请你根据经验给她提供一些关于如何做好会议记录的资料，用电子邮件的形式直接发给她。
谢谢!
行政经理张明
——××××年×月×日
正确答案：
电子邮件寄件人：Zhongmiao@sina．tom收件人：Wangh@sina．Corn日期：××××年×月×日内容：(1)为会议记录做好准备工作：①准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。②准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。③要备有一份会议议程表和其他的相关资料、文件。④提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。⑤提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。⑥利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。(2)会议记录的内容：①会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。②与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后面。③会议过程：宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期。④主席、记录员签名。(3)会议记录的注意事项：①应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他内容可简要概括地记录。②漏记的内容，可事先标出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。③与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。④可设计一张表格来记录会议上的信息。(4)会议记录的修改：①在定稿打印之前，向主席提交一份草稿经他签字批准。②如果某一成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录畔修改。③会议记录一经签名，任何地方都不能再作修改。(5)会议记录的要求：①准确，正式的会议记录是具有法律效力，要确保内容的真实可靠，准确无误。②完整，会议记录必须体现会议的实际进程，要将所要要点完整地记录下来。