某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力还改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。问题：1.请问产生问题的可能原因是什么?2.应该怎样提高项目例会的效率?3.你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施

参考答案：1.在实际的项目管理实践中，许多项目经理发现召集项目会议、主持项目会议并不是一件容易的事情。

开会的时候有的人迟到，有的人早退，有的人缺席，有的人事不关己、高高挂起，有的人牢骚满腹、唱反调、出难题，有的人抱怨会议太多、时间太长、效率太低、解决不了问题等等，甚至出现因意见相左而相互争吵、相互埋怨、推委扯皮的现象，不仅解决不了问题，反而影响到原本和谐的人际关系，还破坏了团队的士气。出现这些情况的原因是多方面的，比如开会之前没有确定会议日程、议题、目标，没有安排适当的时间、适当的地点、适当的人员参加会议，事先没有就项目的目标与相关方面进行沟通、达成共识;开会之中没有营造良好的氛围，没有控制会议进程，偏离会议主题，没有鼓励大家参与，忽视他人的意见，拖延时间;会议之后没有形成明确的结论或决议，没有及时发放会议记要等等。

2. 这里，给项目经理提供一些开好项目会议、提高会议效率的建议：(1)开会之前确定会议日程、议题、参加人、地点等等，并且提前通知与会者。目的是便于参与者安排自己的工作，有准备、按时参加会议，同时保证会议有的放矢，提高会议的效率;

(2)控制会议规模，仅邀请必须人员参加。不要允许无关人员参与会议，人多，嘴杂，嘴杂往往很难达成共识;

(3)按时开会，按时结束。事先制定防止开会迟到、早退的规章制度，尽可能按会议议程展开讨论，控制会议进程，千万不要拖拉;

(4)坚持会议主题。开什么会，讨论和解决什么问题，与会议议题不相关的问题，不要在会上讨论;

(5)充分听取不同的观点和意见。会议、会议，就是说开会的时候要“议”，要议论，就要允许不同的声音、不同的观点出现，项目经理应鼓励与会者开诚布公，坦诚地表达出自己的意见，这样的意见即便得不到采纳和使用，应得到尊重和包容;

(6)形成决议或结论。每次会议都应该有明确的结论，形成达成一致的决议，然后按决议去执行和落实，为了能达成共识，项目经理最好在会前与各方进行个别交流与沟通，会上可以有不同的声音、不同的意见，会议一旦形成决议，就只能出现一种声音，并且坚定地执行会议决议;(7)作记录并迅速下发。会议记要的发放时间最好不要超过24小时。

3.除了项目会议，项目经理还可以定期组织郊游、体育比赛、文化娱乐等团队建设活动，也可以集中项目组一起办公、一起培训、一起讨论等，还可以利用队员过生日、项目里程碑实现之日等特殊时机安排生日晚会、工作晚餐、聚会等节目，目的是给项目组创造接触、交流、沟通的机会，让他们彼此认识、熟悉、产生信任感，让他们明确项目目标、清楚自己的角色和职责、理解项目计划，让他们提出自己的意见、参与项目管理，让他们感到被关怀、被重视、被认可，形成上下同欲、万众一心之局面，从而确保项目目标的实现。