第3题:
问答题
试述控制与其他管理职能的关系。
正确答案:
(1)控制是指监督各项活动,以保证活动按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。控制包括三个方面的内容:①控制有很强目的性,即控制是为了保证组织中的各项活动按计划进行。②控制是通过“监督”和“纠偏”来实现的。③控制是一个过程。在实践中几乎所有的管理者都必须完成控制的职能,因为要保证组织的活动按照计划进行,控制是必不可少的。
(2)根据斯蒂芬?P?罗宾斯的观点,管理具有计划、组织、领导和控制四种职能。控制工作的重要性不仅表现在任何组织、任何活动都需要进行控制,还表现在控制工作在管理的其他三个职能中所处的地位与其相互关系上。控制工作通过纠正偏差的行动与其他三个职能紧密地结合在一起,使管理过程形成了一个相对封闭的系统。
(3)控制和计划是密不可分的,其关系具体表现在以下几个方面:
①计划为控制提供衡量的标准,没有计划,控制就成了无本之木;同时控制又是计划得以实现的保证,没有控制,计划就等于一纸空谈。
②计划和控制的效果分别依赖于对方,计划越明确、全面和完整,控制工作就越好进行,效果也就越好,而控制越准确、全面和深入,就越能保证计划的顺利执行,并能更多地反馈信息以提高计划的质量。
③一切有效的控制方法首先就是计划方法,如预算、政策、程序和规则等等,选择控制方法和设计控制系统时必须要考虑到计划本身的特点。
④计划工作本身也必须要有一定的控制,如对计划的程序、计划的质量等实施控制;控制工作本身也必须要有一定的计划,如对控制的程序、控制的内容等,都必须进行一定的计划。
(4)控制与组织的关系
①居于施控者地位的管理者必须拥有组织所赋予的权力才能展开控制工作。一个控制系统有三个不可缺少的基本要素:施控者、受控者、施控过程。施控者所拥有的权力包括监督、检查和纠正受控者的行为偏差等权力。
②组织中的权力分配结构决定了一个组织控制系统的结构和控制方式。分权化的组织必然采取分层控制方式,集权化的组织必然采取集中控制方式。
③控制的对象是组织的各个方面。组织各个方面的协调平衡需要对组织的各个方面进行有效地控制。
④控制是使组织适应环境的重要保障。组织在实施目标和计划的过程中,正是环境的变动使得组织的计划不再正确,实质上也就是组织与环境不再相适应。控制在某个方面就是防止这种不适应的距离变大。控制的一个重要作用是使组织与环境相适应。
(5)控制与领导的关系
①控制依各个领导人的情况而定。控制系统和信息都是为了帮助各个主管发行其控制职能。因此在制定控制标准时,最重要的是使人们获得他们所需要的、理解的和会使用的信息。
②控制工作刺激了授权。控制工作提供了授予了权力的下属工作绩效的信息和反馈,因此管理者应该授权,同时管理者对下属的决策负有最终的责任。管理者通过授权,可以充分调动员工的工作积极性,管理者可以通过信息反馈机制来了解目标进行的状态,以此腾出更多的时间和精力去处理那些重大决策。
所以说,控制工作存在于管理活动的全过程中,它不仅可以维持其他职能的正常活动,而且在必要时,还可以通过采取纠正偏差的行动来改变其他管理职能的活动。在许多情况下,正确的控制工作可能导致确立新的目标,提出新的计划,改革组织机构,改变人员配备以及在指导和领导方法上做出重大的改革。
解析:
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